Mit Invoice Automation ist die automatisierte Verarbeitung eingehnder Rechnungen gemeint. Wichtige Phasen in diesem Verfahren sind:

• Input Phase: Scannen und Erkennen der Rechnungsdaten oder das Einlesen digitaler Rechnungen (z.B. csv, UBL2.0, xml).

• AP Phase: die Verarbeitung der Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung, wie z. B. die Kontierung der Kostenrechnungen und das (automatische) Abgleichen von Bestellrechnungen bzw. die Weiterleitung an Budgetinhaber zwecks Genehmigung.

• Budgetinhaber: erteilen die Genehmigung zur Zahlung der Rechnung (sofern ein automatischer Abgleich nicht möglich ist).

• Integration mit der ERP-Umgebung: die führende System für die Stammdaten bleibt das ERP-System (z. B. SAP). Eingangsrechnungen und Buchungsdaten werden an das ERP-System übergeben. Basware verfügt dafür über zertifizierte Schnittstellen, z. B. mit SAP.