Prebook

Vanuit Basware worden factuurgegevens middels prebook direct doorgezet naar het ERP. De factuur wordt al geboekt voordat de gegevens gecontroleerd en/of goedgekeurd zijn! Deze eerste 'export' van een factuur wordt prebook, of voorlopig boeken genoemd. Deze prebook zet alle factuurgegevens over naar het ERP, inclusief een betalingsblokkade. Het resultaat is dat bedragen in een zo vroeg mogelijk stadium bekend zijn binnen de balansen.

Transfer

Zodra de factuur het correctie- en goedkeuringstraject in Basware heeft doorlopen, wordt deze factuur opnieuw geëxporteerd naar het ERP. Deze 'export' heet nu Transfer. Een Transfer maakt de factuurgegevens definitief en betaalbaar vanuit ERP.

Contact & Informatie

Wilt u meer informatie over hoe het prebook proces in zijn werk gaat, klik op 'Informatie'. Wilt u liever persoonlijk contact, klik dan op 'Contact'.

Lees er meer over in onderstaande Infographic:

Meer weten over E-invoicing?

Wilt u meer weten over E-invoicing of bent u benieuwd wat ICreative voor uw organisatie kan betekenen? Kies dan voor 'Informatie', of kies voor 'Contact', wij staan u graag te woord!

'Mediq zocht naar het juiste medicijn voor een optimaal P2P proces'

Tijdens de parallelsessie van ICreative, vertelt Wim Boer (Manager FSSC) van Mediq op welke wijze Mediq Purchase to Pay proces heeft geoptimaliseerd. Hierdoor kan er efficiënter worden gewerkt, met kostenbesparingen en kwaliteitsverbetering als gevolg. Om dit te realiseren heeft Mediq de Purchase to Pay specialist ICreative in de arm genomen. Onder andere Basware en Kofax worden ingezet om de factuurverwerkingsprocessen volledig geautomatiseerd te laten verlopen.

Wim Boer - Mediq

Wim Boer, Manager Financial Sared Service: "Ik vind het fijn om te praten met financials over mijn vak, Financial Systems biedt deze unieke mogelijkheid. Met mijn presentatie probeer ik collega's in finance te inspireren om het Purchase to Pay proces verder te optimaliseren. Mediq is ervan overtuigd dat het steeds belangrijker wordt om onderscheidend te zijn in de kwaliteit en efficiency van de interne processen".

Wilt u ook weten ICreative voor uw organisatie kan betekenen?

Wilt u de presentatie van ICreative en Mediq terug zien, klik dan op 'Informatie'. Wilt u in contact komen met één van onze specialisten of meer weten over Financial Systems 2013, klik dan op 'Contact'.

"Bij ICreative zorgen we voor een maximale Operational Excellence op financiële afdelingen door het efficiënt en effectief inrichten van de processen. Het automatiseren van het 'van bestelling tot betaling'-proces doen wij door middel van het premium-product Basware, eventueel in combinatie met Kofax. Dit zijn de sterkste producten op het gebied van respectievelijk Purchase-to-Pay en Scan & Capture. Mede door deze oplossingen zijn wij in staat Shared Service Centers op te zetten en de dienstverlening voor organisaties optimaal in te richten. Grote bedrijven en instellingen zoals Mediq, Bol.com, G-Star, UWV, Universiteit Utrecht, Sogeti en AkzoNobel mogen we tot ons klantportfolio rekenen. Maar dit is slechts een greep uit de bedrijven die gebruikmaken van onze jarenlang opgebouwde proces- en materiedeskundigheid."

Diverse (markt)ontwikkelingen
Er is een aantal marktontwikkelingen te bespeuren. Wouters: "Organisaties willen meer efficiëntie binnen het zogenaamde 'P-2-P'-proces waardoor zij gaan centraliseren. En daarom gaan zij op zoek naar geautomatiseerde oplossingen die dat proces ondersteunen. Waarom? Vrij simpel: het genereert kortere doorlooptijden, de kwaliteit van het proces verbetert en de kosten dalen significant. Kortom: de hele P-2-P-keten wordt op deze manier goedkoper en efficiënter. We leven nu eenmaal in een competitieve wereld, een 'Survival of the Fittest'. En als je in bepaalde bedrijfsplekken hogere kosten hebt dan je concurrent, red je het op termijn niet. Bedrijven doen er dan ook goed aan om te kiezen voor een oplossing waarmee men blijvend kan optimaliseren. Je moet kunnen doorgroeien van eenvoudige factuurverwerking naar volledige automatisering van het P-2-P-proces. Dit geldt ook als het bedrijf later overnames of uitbreidingen doet naar het buitenland.

Aan een factuur gaat een bestelling vooraf. En als die bestelling al is goedgekeurd, kan de factuur in de meeste gevallen gewoon direct betaald worden. Processen kunnen daardoor efficiënter worden ingericht. Je ziet ook dat meer en meer bedrijven inkoopprofessionals in dienst nemen om e-Procurement van de grond te krijgen. Op dit moment worden er links en rechts bestellingen gedaan en komt een wirwar aan facturen binnen, het zogenaamde Maverick Buying. Bedrijven willen anno 2013 duidelijkheid met vaste afspraken en maximaal gebruik van raamcontracten. Hier valt nog heel veel te winnen."

Synergie
De samenwerking met Basware loopt al sinds de oprichting van ICreative in 2001. "ICreative is een van de eerste partners van Basware in Europa. Wij kunnen de oplossingen van Basware perfect combineren met onze eigen value added-modules die een toevoeging op de Basware-suite zijn. Met onze oplossingen en die van andere aanbieders kunnen we processen bij onze klanten compleet optimaliseren. Wat we merken, is dat bedrijven die met digitale factuurverwerking zijn begonnen nu verder doorgroeien. Beschouw het als een capability maturity-model: na deze eerste stap van digitale factuurverwerking volgen oplossingen als Order Matching en Contract Life Cycle Management. De uiteindelijke stap is eProcurement die met intelligente tooling, zoals die van Basware, kan worden ondersteund." 

Alusta
Basware heeft met Alusta een geheel opnieuw van de grond af aan opgebouwd platform dat aan de nieuwste eisen en wensen van het bedrijfsleven tegemoetkomt. Het platform is voor het grootste deel ontwikkeld op basis van ervaringen en wensen van eindgebruikers. Dit geeft de software een zeer gebruiksvriendelijk en intuïtief karakter. Bovenop de verschillende modules heeft de oplossing een Analytics-tool waarmee de financieel manager of controller een goed inzicht en sturing heeft in diverse processen. Basware Analytics geeft de financiële manager handvatten om te sturen. "Zaken die u zich ongetwijfeld wel eens afvraagt: "Hoe kan ik de uitgaven beter beheren en controleren?", Hoe kan ik ballast en onkosten verbannen uit mijn processen?", "Hoe kan ik cashflow en werkkapitaal proactiever beheren?" en "Hoe kan ik meer flexibiliteit inbouwen zodat ik mij van de concurrentie onderscheid en meer winst genereer?". Basware Analytics geeft antwoord op deze en andere vragen."

E-invoicing
"Ter vergelijking: een paar jaar geleden stuurden we nog brieven en verjaardagskaarten. Nu sturen we eerder een Facebook- of Whatsapp-bericht. Met dat in het achterhoofd is het vreemd dat er nog duizenden organisaties zijn die geprinte facturen per post naar afnemers zenden die deze weer digitaal inlezen. Deze ontwikkeling moet het bedrijfsleven nog ondergaan. We moeten uiteindelijk facturen digitaal versturen, en dat wil je slim doen. Nu gebeurt dat veelal door middel van een pdf-bestand, een prima eerste stap. Maar in een ideale situatie is dat een zakelijk netwerk waar gestructureerde factuurdata veilig worden uitgewisseld. Bij de ontvanger wordt deze data volledig geautomatiseerd in de workflow opgenomen. Binnen vijf jaar zijn we nog niet helemaal over - de bloemist op de hoek zal voorlopig gewoon facturen blijven printen - maar in de grotere business-to-business-markt is de e-invoicing beweging duidelijk ingezet."

Over ICreative
ICreative is de Nederlandse Purchase-2-Pay specialist die vele multinationals, nationale bedrijven en instellingen (van groot tot klein) bedient. Als Basware-partner adviseert, implementeert en onderhoudt ICreative oplossingen voor het digitaal verwerken van in- en verkoopfacturen, e-procurement, e-invoicing, personeelsdeclaraties en hieraan gerelateerde financiële processen. Dit doet ICreative onder andere met oplossingen van Basware, Kofax en EasyDistribution. Deze sterke en unieke combinatie van oplossingen, gecombineerd met de jarenlang opgebouwde proces- en materiedeskundigheid, maken ICreative voor dit domein tot de belangrijkste leverancier in Nederland. Tot haar klanten behoren Ballast Nedam, Stork, Akzo Nobel, Hogeschool van Amsterdam, Endemol, Bol.com, Pearle, Sogeti, RAET, Univé, VGZ, UWV, Universiteit Utrecht, Heerema Fabrication Group, Waterweg Wonen, KPMG en vele anderen.

Lees het hele interview in Financial Management

Basware Alusta

Dit platform biedt bestaande en nieuwe klanten veel functionele innovaties, maar boven alles veel flexibiliteit. In de meest simpele variant is het een professioneel systeem voor geautomatiseerde factuurverwerking. In de meest uitgebreide variant een oplossing waarbij het complete Purchase-to-Pay proces verregaand gedigitaliseerd plaatsvindt, zowel op locatie als as a service.

Wilt u meer weten over Basware Alusta?

Bent u benieuwd wat Basware Analytics voor uw organisatie kan betekenen? Klik op 'Informatie' of neem 'Contact' met ons op!

Voordelen Basware Analytics:

• Direct en volledig inzicht in alle Purchase-to-Pay-transacties- Simpel en eenvoudig door transacties bladeren. Van inzoomen tot kritische details tot overzicht op het hele proces.
• Direct aan de slag- Basware Analytics is eenvoudig en snel te implementeren. Door de gebruiksvriendelijkheid kunt u snel rapportages oproepen en delen met collega's.
• Browser, tablet en smartphone- Waar dan ook inzicht hebben in het Purchase-to-Pay proces, daardoor direct kunnen anticiperen op veranderingen.
• KPI's eenvoudig en proactief kunnen beheren- Problemen leren herkennen, oorzaken kunnen identificeren en herstelacties uit kunnen voeren voor de hele Purchase-to-Pay-cyclus.

Wilt u meer weten over Basware Analytics?

Bent u benieuwd wat Basware Analytics voor uw organisatie kan betekenen? Klik op 'Informatie' of neem 'Contact' met ons op!

Rapport Strategy Partners

Het rapport laat de meest recente marktontwikkelingen zien, de groei in 2012 en het totaal aantal implementaties van Invoice Processing en Purchase to Pay software oplossingen in de Nederlandse markt. De marktanalyse is tot stand gekomen door medewerking van de 15 grootste leveranciers in de markt. Er is in het rapport vergelijking getrokken tussen marktsegmenten, koppelingen met  financiële systemen, implementaties per jaar en document volumes.

Purchase-to-Pay oplossing van Basware

Al 12 jaar werkt ICreative samen met Basware als 'preferred partner'. Hiermee is ICreative in de Benelux de grootste implementator en kennispartner. Met de Basware oplossingen  zijn ondernemingen in staat om het goedkeuring- en aankoopproces te versnellen. Met Basware kunnen bedrijven volledig geautomatiseerd facturen verwerken en hun inkoopproces beter stroomlijnen.

Ook benieuwd wat ICreative voor uw organisatie kan betekenen?

Bent u benieuwd hoe geautomatiseerd verwerken van facturen met  Basware uw processen versneld? Klik op 'Informatie' of neem 'Contact' met ons op!

Ede, 18 april 2013. ICreative, bekend van het automatiseren van het purchase-to-pay proces en andere inkomende bedrijfsdocumenten ontsluit in haar digitale postkamer oplossingen nu ook inkomende en uitgaande e-mail.

De inkomende facturenstroom is één van de grootste poststromen binnen veel organisaties. Met de oplossingen van Basware en Kofax, automatiseert en digitaliseert ICreative deze reeds vele jaren. "Het lag dus voor de hand om ook de hele poststroom voor onze klanten te gaan automatiseren", aldus Vincent Wouters, directeur bij ICreative. "Strategisch past het goed in ons portfolio en onze klanten zijn continue opzoek naar kostenbesparingen. Door het digitaliseren van de hele postkamer  inclusief e-mail worden kosten bespaard, is er een centraal digitaal archief, en worden processtappen bewaakt zodat eventuele opvolging kan worden gegarandeerd".

Bij de digitale postkamer moet niet alleen gedacht worden aan het digitaliseren van de fysieke post, maar ook inkomende en uitgaande e-mail is steeds belangrijker. Met de constante groei aan inkomende informatie zien steeds meer organisaties de voordelen van onze oplossingen.

Binnen Kofax worden zowel e-mail als fysieke post automatisch geclassificeerd en geregistreerd. Voordeel is dat e-mail uniform wordt gearchiveerd en voorkomen wordt dat ieder persoon op andere wijze decentraal zijn of haar e-mail al dan niet archiveert. Fysieke poststukken worden op basis van classificatie ontsloten naar de voor hen juiste locatie/bestemmingen. Denk hierbij aan een DMS, Workflow, ERP et cetera. Om de digitale postkamer in te richten maakt ICreative gebruik van de oplossing van Kofax, aangesloten op een backend systeem naar keuze.

ICreative bv uit Ede, opgericht in 2002, richt zich als automatisering bedrijf met marktleidende ICT producten, op finance, procurement en document oplossingen. ICreative is Platinum-partner van Kofax en beschikt over een groot aantal gecertificeerde en ervaren Kofax consultants.

- Persbericht -