E-Facturatie

In eerste instantie vond adoptie van e-facturatie plaats vanuit het bedrijfsleven. Met name bij de grotere inkooporganisaties die van hun leveranciers e-facturen vereisten. Voor elektronisch factureren zijn in theorie niet méér dan twee partijen voor nodig; een leverancier die de factuur voor geleverde goederen of diensten verstuurd en de klant die deze afneemt en de factuur betaald. 

Dit model kent wisselende successen en vraagt om onderhoud van platforms, wat in de praktijk niet rendabel gemaakt kan worden ten opzichte van wat factuurverwerking zou mogen kosten. Aan het direct versturen en ontvangen van facturen kleeft een groot nadeel. De ene leverancier levert facturen in PDF aan en de ander in een bepaald data format. Voor de klant geldt hetzelfde; sommige vinden papieren facturen prima en de ander heeft ze liever in een XML bestand. En dan te zwijgen over de inhoud van de factuur. De informatie structuur en factuur specificaties kunnen onderling sterk van elkaar verschillen.

Dat kost werk en vaak ook significant veel correctief werk om de factuurverwerking in goede banen te leiden. Om dit werk uit handen te nemen bieden tal van service providers een rol tussen leverancier en klant aan, waarbij zij facturen tussen de partijen converteren naar een format waar de betalende partij om vraagt. Een klant van een service provider ziet facturen bijvoorbeeld binnenkomen in een specifiek XML format met een specifiek aantal velden, waarna de service provider alle inkomende facturen van alle leveranciers omzet naar de gewenste specificaties van de klant.

Het enorme voordeel hiervan is de snelle opstart voor bedrijven. Zij zijn niet langer afhankelijk van de medewerking van leveranciers en kunnen direct facturen ontvangen die verder verwerkt kunnen worden door een boekhoudprogramma.

Naar verwachting zal de adoptie van e-facturatie worden versneld door de overheid. Een factuur is namelijk niet alleen voor koper en leverancier een belangrijk document. In het kader van belastingen is een factuur ook naar de overheid toe een belangrijk document. Niet vreemd dat de overheid een rol kan spelen in de adoptie van elektronisch facturatie. In de meeste landen wordt het zogenaamde post-audit model toegepast, waarbij belastingaudits worden gedaan, soms wel jaren nadat de transactie heeft plaatsgevonden. Dit is niet bevorderlijk om het BTW-deficit te dichten; oftewel het verschil tussen inkomsten uit belasting wat je zou mogen verwachten en wat er daadwerkelijk is ontvangen. In veel Latijns-Amerikaanse en Aziatische landen moeten alle facturen direct naar de overheid worden gestuurd, om het gat te dichten. E-invoicing maakt het de overheid mogelijk om de enorme hoeveelheid facturen snel te kunnen verwerken.