Een PDF factuur biedt al voordelen ten opzichte van de traditionele papieren factuur. Papier is kostbaar en moet een weg afleggen om op de plaats van bestemming te komen. Maar een PDF blijft een document waar de factuurgegevens van af moeten worden gehaald, om het als een data bestand beschikbaar te krijgen.
Object Character Recogntion (OCR)
E-facturen kunnen worden verkregen met zogenaamde Object Character Recognition (OCR) software van Basware of Kofax. Zowel papieren facturen, nadat ze zijn gescand, als PDF facturen kunnen met deze software geconverteerd worden naar een data bestand. Uitzondering zijn PDF bestanden waar data in opgesloten zit. Die kunnen net als een factuur in de vorm van een databestand, een e-invoice dus, direct worden verwerkt.
Idealiter worden e-facturen door leveranciers gestuurd. In dat geval kunnen de e-facturen direct in een boekhoudpakket worden verwerkt, zonder tussenkomst van mensen. Dat lijkt een brug te ver, maar kan zelfs snel gerealiseerd worden door elektronisch factureren uit te besteden.
Extensible Markup Language (XML)
Elektronische facturen bestaan al ruim 20 jaar en werden als Electronic Data Interchange (EDI) documenten opgeleverd. Vandaag de dag worden e-invoices als Extensible Markup Language (XML) bestanden verwerkt. XML is een taal die heel veel verschillende standaarden kent als ebXML, ETIS, OASIS UBL 2.x, GS1, ISO 20022, LITIG/LEDES, PIDX, Rosetta Net, ebInterface, BMF, ISDOC, OIOXML, Finvoice, ZUGFeRD, FatturaPA, facturae, Svefaktura, SFTI, swissDIGIN, UBL-TR. Deze verscheidenheid aan talen maakt de adoptie van e-facturen lastig.