E-facturatie, of elektronisch factureren, is onderdeel van het purchase-to-pay proces, waarbij inkomende facturen volledig automatisch ontvangen, verwerkt en betaalbaar gesteld worden, zonder handmatige tussenkomst. De overheid speelt een belangrijke rol in de adoptie van elektronisch factureren.
Een e-invoice, of e-factuur, is een factuur dat in de vorm van een databestand, typisch in een XML format, wordt gemaakt, verstuurd, verwerkt en opgeslagen. Het werken met e-facturen biedt dus volledige automatische factuurverwerking.
Er bestaan verschillende manieren om facturen naar de digitale overheid te versturen:
Naast het Nederlandse initiatief wordt vanuit Europa de Europese richtlijn 2014/55/EU doorgevoerd in 2019, waarmee alle aanbestedende diensten in Europa e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. In dit vaarwater wordt ook gewerkt aan een Europe e-factuur standaard; de EN-16931.
In verschillende delen van de wereld speelt de Overheid een voortrekkersrol in elektronisch factureren. De reden daarvoor is tweeledig:
Om deze berg aan facturen van bedrijven zo efficient mogelijk te kunnen verwerken, is e-factureren verplicht gesteld. Het is dan een makkelijke vervolgstap voor bedrijven om ook aan elkaar facturen te versturen. Zeker in het licht van de kostenbesparing die dit oplevert.
In Nederland, waar het btw-deficit in 2015 overigens 7,94% bedroeg (3,8 miljard Euro), heeft de overheid met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen. De motivatie hiervoor is niet zozeer gebaseerd op het terugdringen van het btw-deficit, maar wél om kostenbesparingen met factuurverwerking te realiseren met betrekking tot bedrijven die diensten aan de overheid leveren.
Facturen worden al gebruikt zolang mensen onderling handel bedrijven. Met het ontstaan van landbouw dus; minstens 5.000 jaar geleden. In deze op landbouw-gebaseerde samenlevingen werd in kerfstokken, en later in kleitabletten, gemarkeerd wie, wanneer, wat en in welke hoeveelheid zaken hadden gedaan. Deze kleitabletten deden als factuur dienst en werden bestendigd in tempels, die destijds ook als commerciële en politieke centrum voor samenlevingen fungeerden.
De continue ontwikkeling van technologie én een aanzienlijke BTW-deficit, wekken de indruk dat de overheid wederom een grotere rol zal spelen in de facturatie bij bedrijven. Lees er meer over in onze white paper Belastingen en Blockchain.
Een PDF factuur biedt al voordelen ten opzichte van de traditionele papieren factuur. Papier is kostbaar en moet een weg afleggen om op de plaats van bestemming te komen. Maar een PDF blijft een document waar de factuurgegevens van af moeten worden gehaald, om het als een data bestand beschikbaar te krijgen.
E-facturen kunnen worden verkregen met zogenaamde Object Character Recognition (OCR) software van Basware of Kofax. Zowel papieren facturen, nadat ze zijn gescand, als PDF facturen kunnen met deze software geconverteerd worden naar een data bestand. Uitzondering zijn PDF bestanden waar data in opgesloten zit. Die kunnen net als een factuur in de vorm van een databestand, een e-invoice dus, direct worden verwerkt.
Idealiter worden e-facturen door leveranciers gestuurd. In dat geval kunnen de e-facturen direct in een boekhoudpakket worden verwerkt, zonder tussenkomst van mensen. Dat lijkt een brug te ver, maar kan zelfs snel gerealiseerd worden door elektronisch factureren uit te besteden.
Elektronische facturen bestaan al ruim 20 jaar en werden als Electronic Data Interchange (EDI) documenten opgeleverd. Vandaag de dag worden e-invoices als Extensible Markup Language (XML) bestanden verwerkt. XML is een taal die heel veel verschillende standaarden kent als ebXML, ETIS, OASIS UBL 2.x, GS1, ISO 20022, LITIG/LEDES, PIDX, Rosetta Net, ebInterface, BMF, ISDOC, OIOXML, Finvoice, ZUGFeRD, FatturaPA, facturae, Svefaktura, SFTI, swissDIGIN, UBL-TR. Deze verscheidenheid aan talen maakt de adoptie van e-facturen lastig.
In de digitale transformatie waarin ondernemingen en instellingen intussen al een decennium verkeren, vormt factuurverwerking een dankbare discipline voor automatisering omdat het proces repetitief en voorspelbaar is. Bij een zeker volume aan inkomende facturen kunnen bedrijven de investering al snel terugverdienen. Op papier althans. De werkelijkheid is iets genuanceerder. Automatisering van factuurverwerking is namelijk nooit een voltooid proces; het evolueert door de doorlopende ontwikkelingen op het gebied van software intelligentie.
Een e-invoice heeft veel voordelen ten opzichte van papieren en PDF facturen. De laatst genoemde facturen moeten ontvangen worden; de gegevens moeten worden overgetypt in een database, gecodeerd en gevalideerd worden met crediteuren stamgegevens; een PDF factuur wordt vaak uitgeprint, vastgeniet aan een lijstje met budgethouders, die vervolgens de factuur moeten goedkeuren en aan elkaar moeten doorspelen.
Wanneer facturen echter als databestanden worden ontvangen, dan kan er met behulp van een purchase-to-pay (P2P) systeem ook geautomatiseerde business regels op worden losgelaten, waarmee de e-factuur kan worden verwerkt, zonder tussenkomst van mensenogen en -handen. Oftwel, straight-through processing.
Met behulp van een P2P systeem als Basware, kunnen gegevens in een e-factuur bijvoorbeeld automatisch worden gevalideerd met stamgegevens in een ERP systeem, maar ook worden vergeleken met de bestelling die aan de factuur vooraf ging. Afhankelijk van de soort én de mate van afwijking, kan de factuur retour naar de leverancier worden verzonden met opgave van reden.
E facturen zijn dus noodzakelijk om volledig geautomatiseerd facturen te kunnen verwerken. De kostenbesparing is significant. Maar met automatisering en de integrale aanpak tussen deelprocessen die daar bij hoort, worden het inkoop tot betalingsproces ook heel transparant gemaakt.
Dat is niet alleen prettig vanuit compliance oogpunt, maar processen die zichtbaar zijn kunnen voorts worden gestuurd teneinde de kasstroom te verbeteren.
Voor veel bedrijven zijn de voordelen van een cloudmigratie met Basware wel duidelijk, maar vaak is het voor de IT-manager onduidelijk wat dit betekent voor de interface met het ERP-systeem. Sjoerd de Heer, solution architect bij ICreative, ziet in de praktijk grofweg drie voorkomende scenario’s onder de ICreative-klanten. De commerciële... Lees verder
Je kunt ze gerust de ‘zware jongens’ van Pon Holding noemen: Pon Equipment en Pon Power. Marc Engelen en Martijn van der Horst zijn de financiële spillen bij deze zware jongens. Marc is Controller bij Pon Power en Martijn is Manager Finance bij Equipment. Vrij recent zetten de beide bedrijven een belangrijke stap voor hun financiële administratie door met de software van Basware en Kofax aan de slag te gaan met elektronisch factureren.
In eerste instantie vond adoptie van e-facturatie plaats vanuit het bedrijfsleven. Met name bij de grotere inkooporganisaties die van hun leveranciers e-facturen vereisten. Voor elektronisch factureren zijn in theorie niet méér dan twee partijen voor nodig; een leverancier die de factuur voor geleverde goederen of diensten verstuurd en de klant die deze afneemt en de factuur betaald.
Dit model kent wisselende successen en vraagt om onderhoud van platforms, wat in de praktijk niet rendabel gemaakt kan worden ten opzichte van wat factuurverwerking zou mogen kosten. Aan het direct versturen en ontvangen van facturen kleeft een groot nadeel. De ene leverancier levert facturen in PDF aan en de ander in een bepaald data format. Voor de klant geldt hetzelfde; sommige vinden papieren facturen prima en de ander heeft ze liever in een XML bestand. En dan te zwijgen over de inhoud van de factuur. De informatie structuur en factuur specificaties kunnen onderling sterk van elkaar verschillen.
Dat kost werk en vaak ook significant veel correctief werk om de factuurverwerking in goede banen te leiden. Om dit werk uit handen te nemen bieden tal van service providers een rol tussen leverancier en klant aan, waarbij zij facturen tussen de partijen converteren naar een format waar de betalende partij om vraagt. Een klant van een service provider ziet facturen bijvoorbeeld binnenkomen in een specifiek XML format met een specifiek aantal velden, waarna de service provider alle inkomende facturen van alle leveranciers omzet naar de gewenste specificaties van de klant.
Het enorme voordeel hiervan is de snelle opstart voor bedrijven. Zij zijn niet langer afhankelijk van de medewerking van leveranciers en kunnen direct facturen ontvangen die verder verwerkt kunnen worden door een boekhoudprogramma.
Naar verwachting zal de adoptie van e-facturatie worden versneld door de overheid. Een factuur is namelijk niet alleen voor koper en leverancier een belangrijk document. In het kader van belastingen is een factuur ook naar de overheid toe een belangrijk document. Niet vreemd dat de overheid een rol kan spelen in de adoptie van elektronisch facturatie. In de meeste landen wordt het zogenaamde post-audit model toegepast, waarbij belastingaudits worden gedaan, soms wel jaren nadat de transactie heeft plaatsgevonden. Dit is niet bevorderlijk om het BTW-deficit te dichten; oftewel het verschil tussen inkomsten uit belasting wat je zou mogen verwachten en wat er daadwerkelijk is ontvangen. In veel Latijns-Amerikaanse en Aziatische landen moeten alle facturen direct naar de overheid worden gestuurd, om het gat te dichten. E-invoicing maakt het de overheid mogelijk om de enorme hoeveelheid facturen snel te kunnen verwerken.
Basware biedt met het Basware Network het grootste open netwerk in de wereld aan waar any-to-any conversie van facturen en bestellingen plaatsvindt. Ruim 1 miljoen leveranciers en kopers versturen en ontvangen facturen en bestellingen in het exacte format dat zij wensen. Het Basware Netwerk zorgt voor de conversie en biedt dus totale ontzorging aan alle partijen.
Net netwerk vormt een open systeem. Ruim 220 soortgelijke netwerken zijn aangesloten aan het Basware Netwerk waardoor de spreiding van het network enorm mag worden genoemd. Dankzij aansluiting op het netwerk kunnen bedrijven en instellingen direct met e-invoicing aanvangen, zonder daarbij afhankelijk te zijn van hun leveranciers.
Naast any-to-any conversie biedt het netwerk nog meer voordelen:
Ontvang per e-mail het laatste nieuws over purchase-to-pay automatisering!
