Purchase-to-Pay

Een automatisch en intelligent purchase-to-pay (P2P) systeem levert meer zicht op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces. Dat vraagt om een digitale transformatie én een integrale aanpak bij inkoop, crediteurenadministratie en leveranciers. 

Van Sourcing tot Factuurverwerking

Het purchase to pay (P2P) proces, of het inkoop tot betalingsproces, omvat alle processen in een bedrijf waarmee producten en diensten van leveranciers worden besteld en betaald. Het omvat sourcing & contractmanagement, inkoop, goederenontvangst en factuurverwerking.

Het proces van inkoop tot betaling bestaat doorgaans uit veel gefragmenteerde deelprocessen dat gebaseerd is op veelal ongestructureerde informatie. Met name de non-product related bedrijfsuitgaven vallen daarbij maar in beperkte mate onder beheer. Het is dan onduidelijk hoeveel cash er aan de voorkant van een onderneming heen gaat. Daardoor wordt er te veel werkkapitaal aangehouden en moeten cijfers te vaak achteraf worden gecorrigeerd.

Door deze processen te transformeren naar een data-gedreven en geautomatiseerd purchase-to-pay systeem worden niet alleen de operationele kosten van bestellen en betalen verlaagd, maar wordt ook zicht verkregen op de order- en factuurstromen waardoor meer controle wordt verkregen op de  bedrijfsuitgaven. Dit biedt mogelijkheden om bijvoorbeeld de kasstroom te optimaliseren en het leveranciersbestand te rationaliseren.

1

SPENDANALYSE

2

SOURCING & CONTRACTING

3

INKOOP

4

FACTUURVERWERKING

5

E-FACTURATIE & E-PROCUREMENT

6

LEVERANCIERSMANAGEMENT

purchase-to-pay

P2P Cycle

Het inkoop tot betalingsproces kan automatisch verlopen zodra informatie met betrekking tot contracten, betaalplannen, orders en facturen als data beschikbaar is. Zonder (gestandaardiseerde) data, geen automatisering. Data heeft het voordeel dat het automatisch kan worden verwerkt en opgeslagen, maar ook automatisch worden vergeleken met andere data, op basis waarvan automatische beslissingen genomen kunnen worden.

Factuurverwerking, bijvoorbeeld, gebeurt tot op de dag van vandaag voor 90% handmatig, omdat de facturen op papier of als PDF worden aangeleverd door leveranciers.

En omdat organisaties de facturen ook als zodanig valideren, coderen en goedkeuren, om deze vervolgens in te voeren in een ERP systeem of boekhoudprogramma.

Met object character recogntion (OCR) software van Basware of Kofax, kunnen PDF facturen en papieren facturen, na te zijn ingescand, worden omgezet naar een databestand (XML) en daarmee automatisch worden verwerkt, of op zijn minst geautomatiseerd worden voorgelegd aan budgethouders middels een procuratieschema. Met e-facturatie of e-invoicing wordt factuurverwerking nog verder geautomatiseerd omdat facturen al bij ontvangst als databestanden worden ontvangen.

Accounts Payable én Procurement

De digitale transformatie van het purchase to pay proces is stap één. Om het proces écht te automatiseren en daarmee controleerbaar te maken, zullen de verschillende deelprocessen binnen én tussen inkoop en crediteurenadministratie, zoals sourcing, contractmanagement, inkoopbeheer, goederenontvangst en factuurverwerking, met elkaar in verband worden gebracht. Wanneer een bestelling bijvoorbeeld is goedgekeurd en het product in ontvangst is genomen, kan de factuur automatisch met de order en het ontvangstbewijs worden gematcht, zonder handmatige tussenkomst. Straight-through processing dus. Basware, leverancier van toonaangevende P2P software (zie Gartner), biedt deze integratie in een totaalpakket.

Door het volledige purchase to pay proces integraal en data-gedreven te beheren, wordt er zicht verkregen op het proces. Dit komt niet alleen compliance ten goede, maar maakt ook real-time spend analysis mogelijk. Bij welke leveranciers wijkt de factuur marginaal, maar structureel van de inkooporder af? Waarin verschillen de doorlooptijden bij verschillende kostenposten van elkaar? En hoeveel indirect spend valt onder beheer?

icreative purchase to pay intersnack

P2P process automation bij Intersnack

De afdeling van crediteurenbeheerder Thomas Wijnberg bevindt zich op hetzelfde terrein als de fabriek in Doetinchem waar ze noten verwerken en pindakaas maken. Dat ruikt niet alleen lekker, het was ook makkelijk toen ze eind 2017 de nieuwe purchase to pay software van Basware Alusta invoerden. Toen Thomas in 2010 bij Intersnack begon, telde de afdeling boekhouding nog 7 medewerkers. Nu zijn ze nog met z’n drieën. En deden ze toen 100 facturen per dag, nu doen ze er minstens 150.

Supply Chain

Digitalisatie en standaardisatie zijn noodzakelijke ingredienten om het P2P processen te automatiseren. Maar de stap naar digitalisatie en standaardisatie is in de praktijk niet zo makkelijk. Er zijn veel stakeholders bij de stap betrokken die van elkaar verschillen in wensen en mogelijkheden.  

Een belangrijke groep stakeholders is de leverancier. Een grote onderneming heeft al snel meer dan 1000 leveranciers waar in meer of mindere mate spullen worden ingekocht of diensten worden afgenomen. En die ileveranciers verschillen van elkaar in de manier waarop ze bestellingen in ontvangst nemen, contracten sluiten en facturen versturen.

Om de P2P cycle te automatiseren worden leveranciers idealiter meegenomen. Maar leveranciers hebben doorgaans met veel meer dan één klant te maken en zullen niet snel uitzonderingen willen maken met betrekking tot de manier waarop inkoop en factuurverwerking zijn ingericht.

Basware Network

Om de digitale slag te maken, zonder daarin afhankelijk te zijn van de medewerking van leveranciers, kan de ontvangst en versturen van P2P-gerelateerde documenten als orders en facturen ook volledig worden uitbesteed, door aansluiting op het grootste data-gedreven en open B2B en B2G transactie netwerk in de wereld: het Basware Network.

In dit netwerk worden documenten van diverse aard geconverteerd naar een gestandaardiseerd format. Dit is typisch een databestand, maar kan ook een PDF of zelfs een papieren document zijn. Dankzij dit netwerk versturen en ontvangen leveranciers én klanten naar elkaar dus orders en facturen in het format en materiaal naar keuze. Zelfs wanneer dit van elkaar afwijkt.

Aansluiting op het Basware Network betekent ook dat u aangesloten bent op Simplerinvoicing.

Daarnaast biedt het Basware Network online archivering van facturen aan, een marktplaats waar leveranciers e-catalogi naar kunnen uploaden en dat gekoppeld wordt aan het P2P systeem van de klant, en diverse financieringsdiensten waarmee u kunt bepalen wanneer u wilt betalen, hoe u wilt betalen en of u betalingen wilt financieren voor leveranciers.

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van inkoop en factuurverwerking.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax producten. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay, e-facturatie en verandermanagement. Kennis die wij graag met u delen.

Excellence Partner

Waar onze leveranciers stoppen, gaan wij verder met complementaire diensten, zoals geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Vragen over purchase-to-pay of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord.

Alleen aanmelden voor de nieuwsbrief kan natuurlijk ook!