Purchase to Pay

Een automatisch en intelligent purchase to pay (P2P) systeem levert meer zicht op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces. Dat vraagt om een digitale transformatie én een integrale aanpak bij inkoop, accounts payable en leveranciers. 

P2P is méér dan kostenbesparing

Het purchase to pay proces bestaat in hoofdlijnen uit twee processen. Een dagelijks, operationeel proces van inkoop, goederenontvangst en factuurverwerking (e-facturatie) én een strategisch proces van sourcing & contractmanagement en spendanalyse.

Beide p2p processen bestaan in de praktijk vaak uit gefragmenteerde deelprocessen, waarbij informatie ongestructureerd is. Dit geldt met name voor de non-product related bedrijfsuitgaven. Oftewel voor indirect spend. Het is dan onduidelijk hoeveel cash er aan de voorkant van een onderneming heen gaat. Hierdoor wordt er te veel werkkapitaal aangehouden en moeten cijfers te vaak achteraf worden gecorrigeerd.

Door deze processen te transformeren naar een data-gedreven en geautomatiseerd purchase-to-pay systeem, wordt er meer zicht verkregen op de order- en factuurstromen.

1

SPENDANALYSE

2

SOURCING & CONTRACTING

3

INKOOP

4

FACTUURVERWERKING

5

E-FACTURATIE

6

LEVERANCIERSMANAGEMENT

purchase-to-pay

De voordelen van purchase to pay automatisering

  • Het werkkapitaal kan worden geoptimaliseerd;
  • het leveranciersbestand kan worden gerationaliseerd;
  • bedrijfsprocessen met betrekking tot bestellen en betalen kunnen continu worden verbeterd;
  • er kan tegemoet worden gekomen aan compliance-eisen.

Maar purchase to pay automatisering biedt uiteraard ook kostenbesparing

Een flinke besparing kan als relatief snel worden gerealiseerd, zodra inkoopfacturen automatisch worden verwerkt. Daarmee worden de operationele kosten van factuurverwerking verlaagd. Of anders uitgedrukt; een onderneming kan met hetzelfde aantal accounts payable FTE méér facturen verwerken of de vrijgemaakte tijd besteden aan andere zaken, zoals verbeterde analyse en rapportage.

* Aantal facturen verwerkt per Accounts Payable FTE per jaar: 25.000 facturen en (veel) meer is haalbaar als factuurverwerking geautomatiseerd verloopt. Facturen komen automatisch binnen en worden automatisch gecodeerd, gevalideerd én goedgekeurd op basis van diverse informatiebronnen, waaronder stamgegevens in een ERP systeem, inkooporders en contracten. Bij een semi-geautomatiseerd proces, waarbij facturen nog door budgethouders goedgekeurd moeten worden, is een gemiddelde van 15.000 facturen realistisch. Bij handmatige factuurverwerking, waarbij facturen, PDF en gescand, nog door een OCR programma semi-handmatig gecodeerd en gevalideerd moeten worden, is een gemiddelde van 7.000 facturen realistisch.

ICreative Academy

Wij delen onze kennis over purchase-to-pay en e-facturatie regelmatig in de vorm van white papers, tips & tricks en webinars. Om deze te ontvangen of te downloaden, dient u te zijn ingelogd.

Purchase to pay automatisering met Basware en ICreative

Om de voordelen van een purchase-to-pay systeem te benutten, moet informatie met betrekking tot contracten, inkooporders, ontvangstbewijzen en factuurverwerking, in gestandaardiseerde databestanden beschikbaar zijn. Zonder data immers geen automatisering.

Data heeft het voordeel dat het automatisch kan worden verwerkt en opgeslagen, maar ook automatisch worden vergeleken met andere data, op basis waarvan automatische beslissingen genomen kunnen worden. Een goed voorbeeld is het automatisch laten goedkeuren van inkomende facturen, door deze te matchen met ontvangstbewijzen en inkooporders of betaalplannen (three-way matching).

Met de p2p-technologie van Basware en de dienstverlening van ICreative, kan iedere onderneming naar een data-gedreven en gautomatiseerd purchase-to-pay systeem toewerken. Een p2p systeem communiceert per definitie met andere systemen, waar binnen een organisatie mee wordt gewerkt, waaronder ERP systemen (SAP, Oracle, Infor, Microsoft, Concur).

icreative purchase to pay intersnack

P2P process automation bij Intersnack

De afdeling van crediteurenbeheerder Thomas Wijnberg bevindt zich op hetzelfde terrein als de fabriek in Doetinchem waar ze noten verwerken en pindakaas maken. Dat ruikt niet alleen lekker, het was ook makkelijk toen ze eind 2017 de nieuwe purchase to pay software van Basware Alusta invoerden. Toen Thomas in 2010 bij Intersnack begon, telde de afdeling boekhouding nog 7 medewerkers. Nu zijn ze nog met z’n drieën. En deden ze toen 100 facturen per dag, nu doen ze er minstens 150.

Purchase to pay & de Supply Chain

Om het het purchase to pay process maximaal te automatiseren, is samenwerking tussen inkoop, accounts payable én leveranciers een vereiste.

Een grote onderneming heeft al snel meer dan 1000 leveranciers waar in meer of mindere mate spullen worden ingekocht of diensten worden afgenomen. En die leveranciers verschillen van elkaar in de manier waarop ze bestellingen in ontvangst nemen, contracten sluiten en facturen versturen.

Om de P2P cycle te automatiseren worden leveranciers idealiter meegenomen. Maar leveranciers hebben doorgaans met veel meer dan één klant te maken en zullen niet snel uitzonderingen willen maken met betrekking tot de manier waarop inkoop en factuurverwerking zijn ingericht.

Basware Network

Om de digitale slag te maken, zonder daarin afhankelijk te zijn van de medewerking van leveranciers, kan de ontvangst en versturen van P2P-gerelateerde documenten als orders en facturen ook volledig worden uitbesteed, door aansluiting op het grootste data-gedreven en open B2B en B2G transactie netwerk in de wereld: het Basware Network.

In dit netwerk worden documenten van diverse aard geconverteerd naar een gestandaardiseerd format. Dit is typisch een databestand, maar kan ook een PDF of zelfs een papieren document zijn. Dankzij dit netwerk versturen en ontvangen leveranciers én klanten naar elkaar dus orders en facturen in het format en materiaal naar keuze. Zelfs wanneer dit van elkaar afwijkt.

Aansluiting op het Basware Network betekent ook dat u aangesloten bent op Simplerinvoicing.

Daarnaast biedt het Basware Network online archivering van facturen aan, een marktplaats waar leveranciers e-catalogi naar kunnen uploaden en dat gekoppeld wordt aan het P2P systeem van de klant, en diverse financieringsdiensten waarmee u kunt bepalen wanneer u wilt betalen, hoe u wilt betalen en of u betalingen wilt financieren voor leveranciers.

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van inkoop en factuurverwerking.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax producten. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay, e-facturatie en verandermanagement. Kennis die wij graag met u delen.

Excellence Partner

Waar onze leveranciers stoppen, gaan wij verder met complementaire diensten, zoals geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Vragen over purchase-to-pay of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord.

Alleen aanmelden voor de nieuwsbrief kan natuurlijk ook!